发布时间: 2015-12-17
作者:赵燕萍、秦莉丽、王真
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摘 要 档案的“智慧服务”是新形势下档案管理的高级形态。本文针对“档案服务”问题提出了“智慧服务”的观点，从“智慧服务”的概念，所面临的挑战，“智慧服务”对档案部门和档案人员的要求，智慧型人才的培养等进行了探讨。
关键词 档案工作 智慧服务 人才培养
档案的智慧服务是新形势下档案管理的高级形态。档案作为记录人类历史活动的信息载体，不仅在军队建设与发展过程中具有启迪新智慧的作用，而且还将持续承担记录军事活动与军事变革轨迹的独特使命，由此，档案部门提出智慧服务概念并探索其理论研究内容和实践建设方案具有重要意义。
智慧，从狭义角度可以理解为：高等生物所具有的基于神经器官一种高级的综合能力，包含有：感知、知识、记忆、理解、联想、情感、逻辑、辨别、计算、分析、判断、中庸、包容、决定等多种能力；从广义角度可以概括为：对事物的认识、辨析、判断处理和发明创造的能力。在信息时代智慧的“智”可以理解为智能化，“慧”可以理解为人文化和创造力，需要利用人的聪明才智和主动创造对档案资源利用进行智慧服务，只有在技术智能化的基础上加入人的参与性和创造性，有效地将人的智慧与技术的智能结合起来，才能充分实现档案的智慧服务。
一、智慧服务是时代发展的需要
信息时代，军队档案工作的外部环境、工作模式、工作内容、服务手段、技术条件等正在发生革命性的变化。军队档案工作由传统纸质档案管理模式向现代数字档案管理模式转变。一是档案的收集整理方式由人工方式向半智能化、智能化方式转变。电子文件、电子档案的产生改变了传统的文本形式，相应地档案收集整理也由传统的文本变为计算机识别的文档代码，通过识别文档内部标识码来进行工作；二是档案信息呈现形式日趋多样化，档案存储形态由纸质向数字存储介质转变，由单一的纸质文本变为电子文本、扫描图片、音频视频等；三是档案借阅利用方式由到档案馆（室）人工查阅目录借阅档案向应用网络计算机检索利用转变；四是档案的保管保护方面，档案调阅归位排架管理，温、湿度的自动控制，防火、防盗管控等实现智能控制等，因此，档案管理要适应新形势的要求，转变思想观念，档案的服务也要向智慧化服务方向转变，这种转变对档案人员的服务能力和水平提出了更高的要求，呼唤着档案人员与时俱进地展现出智慧服务的新的积极性。
1、档案智慧服务面临的挑战。2014年，中共中央、国务院办公厅联合印发了《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》。这是新中国历史上党中央、国务院办公厅全面系统指导档案工作的又一个纲领性重要文献，体现了党中央、国务院对档案工作的高度重视和巨大支持。为我国档案事业的发展画出了新蓝图，对做好新形势下档案工作具有重要的指导和推动作用。《意见》第三部分重点在创新服务形式、强化档案服务功能、加大档案开发力度、加快推进档案数字化、促进档案资源共享等方面进行了阐述，对新形势下档案工作如何为社会主义经济建设服务提出了更高的要求。军队档案是国家档案的重要组成部分，军队档案工作者要服务于国家和军队建设大局，增强政治意识、服务意识，要牢记使命，服务大局，担当责任，无私奉献，为国家和军队建设管好档案，为军队建设各项工作用好档案。随着军队档案管理现代化水平的不断提高以及军队建设对档案信息应用的不断扩展，档案的智慧服务对档案人员的素质技能具有极大的挑战性。档案人员要提高智慧服务的能力，使其成为信息沟通的中介者、信息技术传递的精通者、知识共享理念的宣传者、新信息的提供者及组织决策的咨询者角色。但由于受传统观念的束缚，档案管理就是“收档案、守摊子”，缺乏站在知识管理角度看待档案管理，档案人员开展智慧服务的条件还不具备，主要表现在：第一，服务观念落后。档案管理部门对档案的智慧服务认识不足，继续以往的管理模式，仍然采用“你用我借” 的被动服务方式，对于服务效果，通过利用产生的效益不闻不问，整天忙于行政事务当中；第二，缺乏尊重知识的氛围。缺乏树立尊重知识、尊重知识分享者与知识创造者及重视学习知识、应用知识、传播知识、创造知识的优良组织文化，营造一种让全体档案管理人员热衷知识共享、勇于知识创新的良好氛围；缺乏用知识管理角度看待档案管理，没有为档案利用者提供有价值智慧服务的理念与眼光；第三，档案管理流程陈旧，只停留在正是档案收集、整理、鉴定、保管、利用等基础工作，甚至认为收集、保管就是档案管理的全部，没有把知识管理融入到各项工作流程中，更缺乏把知识管理包含的知识识别与挖掘、知识组织与积累、知识共享与创新、知识服务与评价融入其中。一句话，档案的智慧服务需要观念的转变和知识的铺垫，没有先进的观念和知识就没有先进的行为和智慧，没有先进的行为和智慧就不可能有真正意义上的智慧服务。
2、档案智慧服务对档案管理部门的要求。未来的档案必将跨越传统实体档案而以数字形态且富有智慧地存在和发展，随着军队现代化建设的不断发展，军队档案的信息化建设和发展将从档案资源的数字化和信息化管理拓展和延伸到档案部门的全面现代化管理，包括档案管理智能化、档案信息利用的知识化等，这就为档案部门提出了更高的要求，面对新形势，档案部门如何应对新的挑战，怎样尽快适应新挑战给档案工作带来困难，使其尽快适应形势发展的要求，是档案管理部门急需解决的问题。智慧服务要求档案部门全面整合档案资源，再造档案工作流程，使档案管理具有感知化、智能化、个性化的智慧能力。因此，智慧服务的实现需要将档案人，档案的基础设施、档案业务、各类新型的信息技术对档案部门信息消费需求进行紧密结合，实现档案管理全面信息化，建立从档案工作的全程控制性、档案业务的多元性、管理人员技能的综合要求性和管理实现的技术支撑性等角度全面为智慧服务创造前提的体系结构及相互关联与制约的协作机制。并从智慧人、智慧系统、智慧工作和智慧服务等多个层面进行研究，建立从管理制度建设、档案资源整合、业务流程优化、人员能力提升、系统集成架构和现代化智慧服务的要求。
3、档案智慧服务对档案人员的要求：档案人员必须具备相应的档案智慧服务的本领。第一，提高服务的使命感和责任感，处处体现档案人的职业道德；第二，要具备先进的服务理念，也就是必须改变传统的服务观念，要由基本服务向深层服务发展；第三，档案人员必须善于学习，增长知识、精通业务，在实践中不断提高工作能力；第四，档案信息海量、复杂，要求档案人员运用科学的方法，发挥自己的聪明才智，运用自己掌握的现代技术，将海量的信息进行科学的管理，要有发现信息、过滤信息、阐释信息、鉴别信息的能力及对信息的查询、下载、分类、提炼、编辑、加工等服务本领。还要为广大用户解决因知识离散而造成的检索困难，为用户提供索引途径，提供经过深层加工整序的、脉络清晰的信息情报等。
二、档案智慧服务与智慧型人才队伍建设
建立一支会管理、懂业务、精技术的智慧型人才队伍是档案智慧服务的关键。档案的智慧服务对档案人才的基本要求是提高人素质。主要体现在能履行职能所需的专业技能，以适应工作发展的需求。档案部门要把培养智慧型人才队伍建设作为战略目标加以落实，为培养智慧型人才队伍创造必要的条件，使档案人员在实践中不断学习，丰富自己的文化知识、历史（军史）知识，精通自己的专业知识和系统的计算机理论知识及操作能力。
1、智慧型人才队伍建设是档案部门的一项艰巨任务。智慧型人才队伍建设，是新形势下档案工作发展的客观需要。随着档案工作机制的不断创新及档案工作功能的拓展，档案工作重心由传统的服务向智慧服务为重心转变，突出的问题是档案部门对智慧型人才的需求上升，档案部门在提升服务功能的同时，势必会遇到许多全新的课题，对档案部门整体能力和人才队伍素质的一次考量。智慧型人才队伍能使档案工作得心应手，游刃而余，相反则大打折扣。第一，档案部门应当根据档案工作的发展，提前进行人才储备，是提高智慧服务的有效途径。鉴于目前档案部门工作人员的知识结构和技能水平参差不齐，人员的文化素养和工作能力差异较大，造成整体团队的素质不高和工作协作性差，进而影响工作效率。了解了人才的多层次性、正视人才结构的差异性才能区别对待、因人施教，制订具有针对性的人才成长计划，才能发现人才，培养人才并合理利用人才，提高整个团队素质的目的；第二，积极优化档案人才整体结构，一支适应数字化环境的档案高素质专业队伍应该是一支整体结构合理的队伍。这种整体结构包括年龄结构、知识结构、心智性格结构等。为此，一要努力改变原来单一的人才结构，及时培养补充各类技术人才；二要努力改善现职人员的个体知识结构，促使他们早日成为档案管理的复合型人才；第三，建立人才竞争机制，人才激励和更新机制及人才管理使用机制，通过竞争、奖惩、聘用、绩效、待遇、纪律等，实现人尽其才，才尽其用，使人才资源保持可持续发展，以适应军队档案工作的需要。
2、智慧型人才队伍建设，有助于提高档案部门的工作效率，提升工作品质。智慧型人才队伍的培养有利于档案部门整体素质的全面提高，从一般性“收、管、用”的基础性工作到档案开发，乃至数字化等技术性要求较高的专业性工作，都离不开专业人才的支撑，具备足够的专业人才，就能在档案工作发展过程中发挥每个人的专业特长，解决工作中的难题，使每项工作都能以科学的态度和方法，高效率地完成。除此，也不能忽视跨学科、跨专业综合人才的培养，尤其是在其他领域内具有一定专长的复合型人才（复合型人才是指具有两个及两个以上专业知识与能力，能够完成单一专业人才不能完成的工作）。例如，综合档案馆（室）保管有大量的科技档案、专门档案（科研、基建、设备等），这些档案的管理，包括收集、整理、编研、利用等，不但需要档案管理的知识，还要有具备相关专业知识的“另类”人才去完成，而且比单一人才工作效率和效果更高、更好。
3、智慧型人才队伍建设，有利于提升档案部门的创新发展能力。军队档案工作面对快速发展的环境，要通过创新来适应。创新档案管理模式，创新档案管理方法和手段，是新时期军队建设对档案工作的客观要求。档案工作要创新，要发展，必须有一支过硬的人才队伍，如果没有具有先进管理理念，掌握先进技术，具有较好档案专业及相关专业知识素养和信息素养的人才队伍，军队档案工作的创新发展就是一句空话。同时，在日益强调创新的信息社会，新知识、新特点、新观念层出不穷，档案管理领域更加宽泛，服务的标准要求更高，这就需要档案管理部门与时俱进，不断创新，认真研究历史发展新时期的新规律、新特点，不断适应新形势、新情况对档案工作的新要求，树立先进管理理念，吸纳先进管理技术，创新管理方法和手段，提升服务能力和水平，以此来提升档案人员的知识水平，提高工作能力，使之适应各项工作需求，使军队档案工作在创新中不断得到发展。
三智慧服务应在“点”上下功夫
当前，我国档案工作已深深融入经济社会发展各领域，社会各方面需要档案服务和档案部门不能完全满足这些需要，仍然是档案工作的主要矛盾之一。军队档案部门必须努力弥补服务这个弱项。如何适应经济社会发展需要，增强档案工作服务军队的能力，补强“智慧服务这个弱项”，成为促进档案事业发展的重要方面。
一要贴近服务“重点”，送好雪中炭。“重点”即是体现党和国家军队方针政策与工作大局、档案服务宗旨与发展水平的工作。贴近服务重点就要紧紧围绕中心任务和工作部署，全面及时准确地提供档案信息服务，为党和国家大政方针，特别是军队政策和措施的落实服务，促进档案服务量的扩大与质的提升，让档案工作在服务中真正体现价值、发挥作用、提高地位。具体来讲，一是紧贴工作中心。树立“大服务”观念，围绕工作大局，主动跟进经济社会发展和现实需要，扎扎实实地提升档案服务、优化服务质量。今年是中国人民抗日战争暨世界反法西斯战争胜利70周年，党和国家将举行多种纪念活动，这是提升档案公共服务能力的有利时机。档案部门要早谋划早准备，结合馆藏实际，采取多种形式，加强与社会各方面的联系配合，在全社会纪念抗战胜利的大合唱中，唱响唱好档案声部。二是紧扣决策需要。紧紧围绕党委、政府的工作中心，为军队决策及时准确地提供有情况、有分析、有判断、有见解的政策性、建议性、参谋性、借鉴性档案信息，完善决策机制，坚定决策信心，充分发挥档案的“智囊”和凭证参考作用。三是跟踪军队需求。善于从解决军队问题的工作大局出发，分析研究，找准当前军队关注的热点、难点、疑点问题，及时提供档案服务，增强工作的预见性和前瞻性，使服务工作有计划、有准备、有预案、有重点，促使军队政策和措施落到实处。
二要聚焦社会“热点”，念好政策经。解决或弱化贯彻落实党和国家方针政策及领导决策过程中出现的焦点、热点问题，消除负面影响，解除军队后顾之忧，是提升档案智慧服务的重要方面。一是当好“保险柜”。改革开放以来，党和国家调整、制定了一系列促进经济社会发展的方针政策和重大决策，军队结合实际也出台了一系列地方性规章制度和措施，促进了经济社会发展。档案部门要及时跟进督导，把这些新领域、新载体的档案及时收集建档管理，做到凡属档案范畴都要去管，凡属档案事务都要大胆去抓，凡属档案服务都要积极去开展。二要当好“缓冲器”。新的方针政策和重大决策部署在贯彻执行过程中难免会出现难点问题，档案部门要切实增强政策敏锐性和洞察力，学会超前思维，注意换位思考，有的放矢地向军队提供有普遍性、政策性的档案信息，把问题解决在萌芽状态，避免矛盾的激化和事态的扩大。
三要找准“着力点”，练好基本功。“三个体系”建设健全完善与否，关系到档案工作的好坏。因此，牢牢抓住加强“三个体系”建设这个“着力点”，创新工作机制，拓展服务领域，是提升档案智慧服务水平的重要途径。一是广搜集，健全档案资源体系。高质量的馆藏是档案部门生存和服务之本。要在抓好职责范围内档案资料的收集管理同时，加强对体现军队方针政策的重大活动、重大项目和重大事件等档案资料，特别是要把新的专业档案、新的载体档案和体现本地区、本部门“名、优、土、特、新”等具有地方特色的档案资料收集建档、整理好，做到应建尽建、应归尽归、应收尽收，努力构造一个门类齐全、结构合理、内容丰富、有地方特色的档案资源体系，打造高品位档案资源库。二是深开发，健全档案利用体系。充分利用好档案这一“母资源”，不断挖掘档案的价值，加强对档案信息的深度加工开发。在发挥好收管用基本功能同时，还要注意发挥好为军队决策服务的资治襄政功能，以及已公开政务信息的查阅场所功能，开展社会主义核心价值观、革命传统等社会教育基地功能和研发文化产品的文化传播功能。继续在创新服务方式上下功夫，实现档案管理由封闭式向超前主动智慧服务转变，由单一服务手段向网络化、全方位、多渠道服务方向发展。要在细微化、亲情化、个性化服务上下功夫，制定办法，简化手续，畅通便民服务“绿色通道”，把涉档案文件利用服务工作做深、做细、做实，为军队获取档案信息提供实实在在的便利。三是保安全，健全档案安全体系。保障档案实体安全与信息安全是档案工作的永恒主题。要进一步建立健全各项档案安全管理制度，落实安全管理责任制，构建人防、物防、技防、联防“四位一体”的档案安全防范体系。要及时把先进适用的新技术、新方法、新标准应用到档案工作中，按照档案安全防护的要求，配备现代化的消防、安保、温湿度控制、消毒等安全设施设备，全面提高档案保护技术水平。实施好“存量数字化、增量电子化”战略，要严格保密鉴定、开放利用审核程序，规范工作流程，推进档案管理规范化、制度化、现代化。
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